Kısaca
Özel CRM yazılımı, müşteri ve satış süreçlerini şirketin kendi iş akışına göre yöneten, sıfırdan veya modüler olarak geliştirilen yazılımdır. Hazır CRM’leri süreçlerine uyduramayan ya da verisini kendi altyapısında tutmak isteyen şirketler içindir. CybUP süreç analizini, satış hunisini, rol ve yetkileri, WhatsApp, e-posta ve IP santral entegrasyonlarını, raporlamayı ve KVKK uyumlu veri yapısını kurar.
Hazır CRM ne zaman yetmez?
Hazır CRM, satış süreciniz yazılımın varsaydığı kalıba uyduğu sürece iyi çalışır; süreç bu kalıptan ayrıldığında ekip CRM’in etrafından dolaşmaya başlar. Belirtiler tanıdıktır: asıl takip Excel’de yapılır, CRM’e “zorunlu olduğu için” kayıt girilir, raporlar yönetimin sorduğu soruya cevap vermez, her yeni alan için ek modül veya daha üst paket gerekir.
Örneğin proje bazlı satış yapan bir endüstriyel ekipman firmasını düşünelim: bir teklif önce teknik keşiften geçiyor, sonra mühendislik onayına, ardından birden fazla revizyonla müşteriye gidiyor. Her revizyonun kim tarafından, hangi fiyat ve teslim koşuluyla gönderildiği izlenmeli. Genel bir CRM’in “fırsat” nesnesi bu süreci taşımakta zorlanır. Özel CRM’de teklif, revizyon ve onay adımları doğrudan veri modelinin parçasıdır.
Her durumda özel yazılım gerekmez. Hazır CRM’in yapılandırmasıyla çözülebilecek bir ihtiyaç varsa bunu söylüyoruz; özel geliştirme, bakım sorumluluğu da getiren bir karardır.
Özel CRM’de satış hunisi ve roller nasıl tasarlanır?
Satış hunisi (pipeline), bir talebin ilk temastan kazanılmış ya da kaybedilmiş satışa kadar geçtiği aşamaları ve her aşamada yapılması gerekenleri tanımlar. Özel CRM’de aşamaları sizin ekibinizin kullandığı dille adlandırıyor, bir aşamadan diğerine geçiş için gereken bilgileri zorunlu kılıyoruz. Teklif aşamasına geçen bir kayıtta, teklif belgesi ve karar verici bilgisi olmadan ilerlenemez.
Roller ve yetkiler de aynı titizlikle kurulur. Satış temsilcisi kendi müşterilerini, bölge müdürü kendi bölgesini, yönetim tümünü görür; muhasebe yalnızca fatura bilgilerine erişir. Bu tür satır düzeyinde yetkiler gerektiğinde veritabanı katmanında da uygulanır; örneğin PostgreSQL’in satır güvenliği politikaları bir kullanıcının hangi kayıtları görebileceğini doğrudan veritabanında sınırlar. Temsilci ayrıldığında müşterileri tek işlemle başka birine devredilir.
“In addition to the SQL-standard privilege system available through GRANT, tables can have row security policies that restrict, on a per-user basis, which rows can be returned by normal queries or inserted, updated, or deleted by data modification commands.”
GRANT ile sağlanan SQL standardı yetki sisteminin yanı sıra tablolarda, normal sorguların hangi satırları döndürebileceğini ya da veri değiştirme komutlarının hangi satırları ekleyip güncelleyebileceğini veya silebileceğini kullanıcı bazında kısıtlayan satır güvenliği politikaları bulunabilir.
CRM, WhatsApp, e-posta ve IP santral ile nasıl entegre olur?
Entegrasyonun amacı, müşteriyle yapılan her temasın elle girilmeden ilgili kayda düşmesidir. Kurumsal e-posta hesabıyla bağlantı kurulduğunda müşteriyle yazışmalar kartta görünür; gönderilen teklif e-postası otomatik olarak kayda eklenir.
WhatsApp için resmi WhatsApp Business Platform kullanılır. Gelen mesajlar CRM’de ilgili kişiye bağlanır, temsilci yanıtı CRM ekranından verir. Meta’nın mesaj gönderme belgesine göre müşterinin son mesajından sonra 24 saatlik pencere kapanınca yalnızca onaylı şablon gönderilebilir; CRM ekranı bu durumu temsilciye gösterir. Yapay zeka destekli ilk karşılama istenirse WhatsApp chatbot ile birlikte çalışır.
Telefon tarafında, API sunan bir IP santral ile entegrasyonda gelen çağrıda arayanın müşteri kartı açılır, görüşme süresi ve varsa kayıt bağlantısı kayda eklenir, temsilci numaraya tıklayarak arama başlatır. Hangi bilgilerin aktarılabileceği santralin sunduğu arayüze bağlıdır; bunu analizde kontrol ediyoruz.
“When the window closes, you can only send pre-approved template messages.”
Pencere kapandığında yalnızca önceden onaylanmış şablon mesajlar gönderebilirsiniz.
Raporlama ve diğer sistemlerle bağlantı nasıl kurulur?
Raporlar, yönetimin gerçekten sorduğu sorulardan yola çıkılarak tasarlanır: bu ay hangi aşamada kaç teklif bekliyor, ortalama satış süresi ne, hangi kaynaktan gelen talepler daha çok satışa dönüyor, kaybedilen tekliflerin sebebi ne? Bu soruların cevabı için ilgili alanların baştan kaydedilmesi gerekir; rapor ihtiyacını analizin ilk gününde konuşmamızın sebebi bu.
ERP veya muhasebe yazılımı gibi mevcut sistemlerle bağlantı, genellikle müşteri kartı, ürün listesi ve sipariş durumu gibi verilerin eşitlenmesiyle sınırlı tutulur. Bağlantı, sistemlerin sunduğu API’ler üzerinden ya da araya konan bir n8n akışıyla kurulur. Pazaryeri ve e-Fatura entegrasyonu kapsamımızda değildir; bu ihtiyaç varsa ERP veya muhasebe yazılımınızın kendi çözümü üzerinden ilerlemenizi öneriyoruz.
Veri sahipliği ve KVKK açısından neler sağlanır?
Özel CRM’de verinin sahibi sizsiniz: veritabanı sizin sunucunuzda veya sizin bulut aboneliğinizde durur, kaynak kodu sözleşmeyle size teslim edilir. Bir lisans aboneliği sona erdiğinde verinin dışa aktarılması için uğraşmak gibi bir durum yaşanmaz.
CRM, müşteri ve çalışan kişisel verilerinin yoğun işlendiği bir sistemdir. 6698 sayılı Kanun’un veri güvenliğine ilişkin hükümleri uyarınca uygun teknik ve idari tedbirlerin alınması gerekir. Yazılımda bunu rol bazlı erişim, kim hangi kaydı ne zaman gördü veya değiştirdi bilgisini tutan denetim kayıtları, şifreli bağlantılar, yedekleme ve saklama süresi dolan verinin silinmesi veya anonim hale getirilmesi için araçlarla destekliyoruz.
- Rol ve bölge bazlı erişim yetkileri
- Görüntüleme ve değişiklik denetim kayıtları
- Saklama süresi dolan kayıtlar için silme ve anonimleştirme aracı
- Düzenli veritabanı yedeği ve geri yükleme testi
Özel CRM projesi nasıl yürütülür?
Proje, satış ekibiyle birlikte mevcut sürecin haritasını çıkarmakla başlar. Ardından ilk sürümün kapsamı belirlenir: genellikle müşteri ve kişi kartları, satış hunisi, aktiviteler ve temel raporlar. Entegrasyonlar ve gelişmiş raporlar sonraki sürümlere bırakılır. Ekip ilk sürümü birkaç hafta kullandıktan sonra gelen geri bildirim, sonraki geliştirmeleri yönlendirir.
Mevcut verinin taşınması ayrı bir iş kalemidir. Excel dosyaları ve eski CRM’den gelen kayıtlarda mükerrer müşteriler, eksik alanlar ve farklı yazımlar temizlenir. İnceleme ücretsizdir; kapsam netleştikten sonra aşamaları gösteren yazılı teklif hazırlıyoruz. Ürününüzü ileride başka şirketlere de satmayı düşünüyorsanız mimariyi baştan SaaS yapısına uygun kurmak gerekebilir.
Teslim ettiklerimiz
- Süreç haritası ve onaylı ilk sürüm kapsamı
- Satış hunisi, roller ve yetkileriyle çalışan web tabanlı CRM
- E-posta, WhatsApp Business Platform ve IP santral entegrasyonları (kapsama göre)
- Yönetim soruları üzerine kurulmuş raporlar
- Temizlenip taşınmış mevcut müşteri verisi
- Kaynak kodu, kurulum belgesi ve kullanıcı eğitimi
Nasıl çalışıyoruz
- 1
Ücretsiz inceleme
Satış süreci, mevcut araçlar, kullanıcı sayısı ve entegrasyon ihtiyaçları değerlendiriliyor.
- 2
Analiz ve kapsam
Süreç haritası çıkarılıyor, ilk sürümün ekranları ve veri modeli onaylanıyor.
- 3
Geliştirme
CRM kısa aralıklarla geliştiriliyor, her aşamada ekip ile birlikte deneniyor.
- 4
Veri taşıma ve eğitim
Mevcut veri temizlenip aktarılıyor, kullanıcılara rollerine göre eğitim veriliyor.
- 5
Yayın ve geliştirme
Sistem canlıya alınıyor; geri bildirimlere göre entegrasyon ve raporlar ekleniyor.
Sıkça sorulan sorular
Özel CRM mi, hazır CRM mi daha mantıklı?
Süreciniz standartsa ve kullanıcı sayısı azsa hazır CRM çoğu zaman yeterlidir. Süreç özelse, entegrasyon ihtiyacı fazlaysa ya da veriyi kendi altyapınızda tutmanız gerekiyorsa özel CRM daha uygun olur. İncelemede iki seçeneği de açıkça değerlendiriyoruz.
Geliştirme ne kadar sürer?
Temel modüllerden oluşan ilk sürüm genellikle birkaç ay içinde kullanıma açılır. Süreyi ekran sayısı, entegrasyonlar ve veri taşımanın büyüklüğü belirler. Aşamalı bir takvimi teklifle birlikte veriyoruz.
Kaynak kodu bize mi ait olacak?
Evet, sözleşmede kaynak kodu ve veritabanı size teslim edilecek şekilde düzenleniyor. Böylece ileride geliştirmeyi başka bir ekiple sürdürme imkanınız da olur.
Mobilden kullanılabilir mi?
CRM, telefon ve tablette düzgün çalışan duyarlı bir web arayüzüyle geliştirilir. Saha ekibinin çevrimdışı çalışması gibi özel ihtiyaçlar varsa ayrıca değerlendirilir.
e-Fatura veya pazaryeri bağlantısı yapıyor musunuz?
Hayır, e-Fatura ve pazaryeri entegrasyonu yapmıyoruz. CRM’i ERP veya muhasebe yazılımınızla müşteri ve sipariş verisi düzeyinde bağlayabiliriz; fatura süreçleri o sistemin kendi çözümleriyle yürür.
Fiyatı nedir?
Kapsamı inceledikten sonra yazılı teklif veriyoruz; inceleme ücretsiz. Teklif ilk sürüm, entegrasyonlar, veri taşıma ve bakımı ayrı kalemlerle gösterir.
Kurulumdan sonra destek veriyor musunuz?
Evet, bakım sözleşmesiyle hata düzeltmeleri, güvenlik güncellemeleri, yedeklerin kontrolü ve yeni geliştirme talepleri karşılanır. Kapsamı kullanım yoğunluğuna göre belirliyoruz.